5.10 Csoportos beszedési megbízások

Csoportos beszedési megbízás során az ügyfél felhatalmazza a szolgáltatót arra, hogy terhelje meg az bankszámláját, szedje be a számla ellenértékét. Az összegek a cég csoportos beszedési számlaszámára érkeznek be, amely a Cégek / Céges adatok / Csoportos beszedési számlaszám mezőben található. A szolgáltató kap egy felhatalmazást az ügyféltől vagy az ügyfél bankjától. A felhatalmazásban szerepel az, hogy mettől meddig él, illetve mekkora összeghatárig történhet a terhelés. A felhatalmazás fájl formátuma giro.hu weboldalon a Dokumentumtárban a Giro szabványok alatt a BKR IG1 Szabvány III. kötet-ben van definiálva és a rendszer által kezelve. A felhatalmazás Giro formátumát nem kötelező használni, kézzel is rögzíthető, ekkor az ügyfél fizetési módját kell “Csop. besz. megb."-ra módosítani, valamint az értékhatárt kell beállítani.

A feladás napja az a nap, amikor a bankba történő feladás megtörténik. A feladás során a bankhoz eljutnak a terheléseket tartalmazó fájlok (jogcímenként külön fájl), tipikusan terminálon keresztül ügyintéző tölti fel, de megfelelő műszaki háttér esetén automatizálható is a folyamat. A terhelési nap az a nap, amikor a tényleges inkasszálás történik. A terhelési nap kiszámítása az alábbi módon történik: Fizetési határidő mínusz 3 nap, illetve az azt követő első olyan munkanap, amely megfelel az alábbi kritériumnak: A Csoportos beszedési megbízásnál használatos GIRO szabvány előírja, hogy a terhelés napja legalább 5 munkanappal a feladás napja után legyen, de legfeljebb 10 naptári nap lehet. Mindezek alapján látható, hogy a terhelés napját a fizetési határidő alapján elég nehéz kiszámolni. Ezért elérhető a rendszerben egy “Csoportos beszedési megbízások - Az előző és a következő 30 nap lehetséges terhelései" egyéni lekérdezés, amelyben az egyes feladási napokhoz látható, hogy mely terhelési napok tartoznak, illetve hány érintett számla van.

A már említett “Csoportos beszedési megbízások - Az előző és a következő 30 nap lehetséges terhelései" egyéni lekérdezésben látható, hogy az egyes feladási napokhoz mely terhelési napok tartoznak, illetve hány érintett számla van. Az első oszlop (Adott nap) az a nap amikor generálódik a fájl, tehát kiküldésre kerül így aznap fel is adható a bank felületén. A második oszlop (Terhelés dátuma) - ez szerepel a generált fájlban is - az Adott naphoz tartozó terhelési dátum, amikor a bank megpróbálja terhelni az ügyfelek számláját. Amennyiben az Adott naphoz nem tartozik Terhelés dátuma érték (tehát az oszlop adott mezője üres), az azt jelenti, hogy azon a napon (Adott nap) nem lehet CSBM fájlt feladni (pl.: munkaszüneti napok miatt). Ezért érdemes lehet például karácsony előtt, megvizsgálni az említett egyéni lekérdezés eredményét.

A munkaszüneti napokat és az áthelyezett munkanapokat a naptárban meg lehet tekinteni, amely mindig naprakész.

Jogcímeket igény esetén fő szolgáltatáscsoportonként lehet módosítani.

Csoportos beszedési megbízás tétel egy “Csop. besz. megb." fizetési módú számlának egy fő szolgáltatáscsoporthoz tartozó számlatételeinek összege. Tehát egy számla alapján több csoportos beszedési megbízás tétel keletkezhet, ha a számla különböző fő szolgáltatáscsoportba tartozó tételeket tartalmaz. A tételek állapotai az alábbiak lehetnek:

• a tétel számlázás során bekerült a csoportos beszedési megbízás tételek közé, még nincs feldolgozott állapotban
• a tétel fel lett dolgozva, egy üzenetbe lett csomagolva
• a tételt a bank elfogadta feldolgozásra, terhelésre vár
• a tételt a bank visszautasította hiba miatt, formai hiba
• a tételt a bank feldolgozta, terhelés sikeresen megtörtént
• a tételt a bank feldolgozta, terhelés elutasítva
• a tétel eredménye visszakerült a rendszerbe
• a tételt sikertelen beszedés utan lezártnak lehet tekinteni
• a tétel újrafeldolgozásra került, lezártnak lehet tekinteni

Ezeket a állapotokat a Csoportos beszedési megbízások adminisztrálása fül alatt lehet listázni, kezelni. A rendszer automatikusan csak egy alkalommal készít el egy csoportos beszedési megbízás tételt, a további ismétlődő alkalmakat sikertelen beszedés esetén kézzel, ügyintézőnek kell indítania. Újraküldés, teljes újraindítás akkor kezdeményezhető, ha a tétel lezárt státuszban van.

Csoportos beszedési megbízás működéséhez az alábbi beállításokra van szükség a rendszerben:

Cégek - Csoportos beszedési bankszámlaszám

Az a bankszámlaszám, amelyre a Csoportos beszedési megbízások alapján inkasszált összegek megérkeznek.

Cégek - GIRO azonosító

A Csoportos beszedési megbízásnál használatos GIRO azonosító

Cégek - Belső e-mail

Az az email cím, amelyre a rendszer elküldi a terheléseket tartalmazó fájlokat.

Szükség van továbbá egy ütemezési beállításra, amely leírja, hogy milyen rendszességgel készüljenek el automatikusan a terheléseket tartalmazó fájlok illetve kerüljenek kiküldésre a megadott e-mail címre. Ezt a rendszer illetve modul telepítéskor a beüzemelést végző szakemberek állítják be az ügyfél igénye alapján.

A banktól érkező csoportos beszedési fájlokat (Giro státuszjelentés, terhelési igazolások) fel lehet tölteni a Csoportos beszedési megbízások adminisztrálása fülön, illetve e-mailben el lehet küldeni a rendszer belső e-mail címére.

Továbbá van egy olyan globális rendszer paraméter, amelynek segítségével beállítható, hogy a csoportos beszedési megbízásból készülő befizetések keltje a terhelés napja (amikor az ügyféltől levonásra kerül), vagy a banki válasz (amikor a beszedést indító számláján jóváírásra kerül) legyen. Az alapértelmezett értrék a terhelés napja. Azonban ez a Törzsadatok/Globális rendszerbeállítások/CSBM_BEFIZETES_KELT paraméter névnél módosítható.