A fizetési emlékeztető rendszer egy összetett folyamat. Alapvető elv, hogy az ügyfelek egy fokozott, egyre komolyabb és szigorúbb értesítési folyamaton haladnak előre a fizetési hajlandóság fokozásának érdekében. Az idő során változhat az igény, a fizetési felszólításoknak a rendje, ezért a Maverixben több beállítási paraméter, manuális beavatkozási lehetőség is rendelkezésre áll, hogy minél több igényt minél rugalmasabban ki tudjon szolgálni. Az értesítők lépései a következők:
- Fizetési emlékeztető
- Egy emlékeztető, zölddel jelölt, amelyet akár SMS-ben vagy E-mailben megkaphat az ügyfél, amennyiben a rendszerben van rögzített mobilszáma SMS küldés felhasználhatósággal, vagy E-mail címe Elektronikus számla küldés felhasználhatósággal. Fizetési emlékeztetőt kap az az ügyfél, aki rendelkezik olyan számlával, amelynek a fizetési határideje lejárt legalább a “Fizetési emlékeztető napok" megadott nappal, de még nem érte el a “Fizetési felszólító napok" megadott határidőt, valamint a tartozása meghaladja a minimális összeglimitet, illetve a fizetetlen számlái közül egyikre se kapott még fizetési emlékeztetőt. Amennyiben egy ügyfélnek készülne fizetési felszólító is, abban az esetben a fizetési emlékeztető nem készül el a számlák automatikusan a fizetési felszólítóra kerülnek.
A fizetési emlékeztető SMS az SMS központból jön, típusa: fizetési emlékeztető. Az e-mail pedig a Rendszeradminisztráció/Cégek/Fizetési emlékeztetők - E-mail/SMS E-mail sablon mezőből.
- Fizetési felszólító
- Egy felszólító levél, narancssárgával jelölt, amelynek kezelési költsége is van. Fizetési felszólítót kap az az ügyfél, aki rendelkezik legalább egy olyan számlával, amelynek a fizetési határideje letelt legalább a “Fizetési felszólító napok"-ban megadott értékkel, és elérte a tartozása a megadott összeglimitet.
- Felmondó levél
- Felmondó levél, pirossal jelölt, amelynek kezelési költsége is van. Felmondó levelet kap az az ügyfél aki rendelkezik legalább egy olyan fizetetlen számlával, amelyre kapott már fizetési felszólítót, amely a “Fizetési felmondó napok"-ban megadott értékkel lejárt (fontos, hogy ez nem a számla fizetési határidejének lejártától, hanem a fizetési felszólító keltjétől számlálódik), és a tartozása meghaladta “Felm. összeg" beállítást. Amennyiben a felmondási összeglimitet nem érte el, abban az esetben újra Fizetési felszólítót kap az ügyfél.
A rendszerben állítható, hogy az ügyfelek az egyes állapothoz hány napi elmaradással kell, hogy rendelkezzenek, valamint a számlák összegére is lehet korlátot meghatározni.
A fizetési felszólító és felmondó levélhez szükséges beállítani kezelési költséget. Ehhez elsőként szükséges felvenni egy szolgáltatást (Rendszeradminisztráció/Szolgáltatások/Árazás) ennek neve lehet "Fizetési felszólító kezelési költsége". Miután létrehoztuk a szolgáltatást, a Paraméterek menüpont alatt be kell állítanunk egy paramétert. A paraméter neve special_service, értéke pedig Fizetési felszólító kezelési költsége kell, hogy legyen. Továbbá szükséges még az Árazóban beállítanunk egy díjsávot is.
Paraméterek
- Összeglimit
- A megadott összeg alatti tartozások kizárása. Erre azért lehet szükség, mert egy adott összeg alatt nem éri meg a behajtási folyamatot elkezdeni.
- Felm. limit
- A megadott összeg feletti tartozás esetén kaphat az ügyfél csak felmondó levelet, egyébként a felmondó levél helyett fizetési felszólítást kap!
- Fizetési emlékeztető napok
- A fizetési határidő lejárta után ennyi nappal készül fizetési emlékeztető.
- Fizetési felszólító napok
- A fizetési határidő lejárta után ennyi nappal készül fizetési felszólító.
- Fizetési felmondó napok
- A fizetési felszólító keltje után ennyi nappal készül felmondó levél.
- Listázás
- A megadott feltételeknek megfelelően kilistázza az érintett számlákat. A művelet során minden olyan számla listázásra kerül, amely nincs teljesen kiegyenlítve, tehát a részben kiegyenlített számlák is.
Listaműveletek
- Törlés
- A listában kiválasztott sorok törlése.
- Lista visszaállítása
- Az eredeti lista visszaállítása. Akkor lehet szükség rá, ha véletlen olyan sort is töröltünk a listából, amelyeket nem kellett volna.
- Ügyfelek száma
- A listában található ügyfelek száma. Ez lehet kevesebb, mint a számlák száma, hiszen egy ügyfélnek több ki nem egyenlített számlája is lehet.
- Számlák száma
- A listában található számlák száma, amely maga a lista számossága.
- Teljes összeg
- A listában található tartozások összege.
Számlázandó. A számlázandósági pipák alapértelmezett értékei beállíthatók a Rendszeradminisztráció / Cégek ablak Fizetési emlékeztetők szekciójában.
- Emlékeztető
- A generálás során az emlékeztetők számlázandó statuszban jöjjenek létre.
- Felszólító
- A generálás során a felszólítók számlázandó statuszban jöjjenek létre.
- Felmondó
- A generálás során a felmondók számlázandó statuszban jöjjenek létre.
- Generálás
- Fizetési értesítők generálása a lista alapján.
